Flokkun og varðveisla fylgiskjala hefur mikil áhrif á skilvirkni í bókhaldinu

Flokkunarkerfi sem gerir bókhaldiđ einfaldara 

Skjalagreind auðveldar þér:

  • að halda utanum fylgiskjölin
  • gera þau aðgengileg
  • koma skipulagi á bókhaldið

Fjölmargir sem hafa ekki áhuga á og fela öðrum að vinna bókhaldið, eru engu að síður þátttakendur í því, án þess að gera sér almennilega grein fyrir því. Ástæða er sú að þeir sinna ýmsum viðskiptaatburðum og taka við fylgiskjölum í tengslum við þá sem nýta þarf í bókhaldinu. Það er gríðarlega mikilvægt að fylgiskjölin séu aðgengileg og auðvelt sé að vinna með þau. Í þessu skyni höfum við þróað kerfi sem við köllum Skjalagreind.

 

Markmiðið er að auðvelda aðilum að koma fylgiskjölunum fyrir á skipulegan hátt og auðvelda þeim sem vinna bókhaldið að átta sig á uppruna þeirra og skrá þau í bókhaldið á fljótlegan hátt. Kerfið fylgir skjalaganginum í bókhaldinu, þ.e. fylgir ferlinu

  • frá viðskiptaatburðinum
  • að koma fylgiskjalinu fyrir á skipulagan hátt
  • að koma því í fylgiskjalamöppur
  • að auðvelda skráningu á bókhaldinu
  • að gera fylgiskjölin aðgengileg ef þörf er á að nálgast þau síðar

Það er nefnilega ekki sama hvernig að þessu er staðið.

 

Skjalagreind samanstendur af:

  • merkimiðum á möppur eftir ákveðnu kerfi og fyrir hvert ár*
  • millispjöld á möppur með leiðbeiningum*
  • leiðbeiningum um notkun flokkunarkerfisins
  • skjalabakka fyrir flokkun á fylgiskjölum

*) merkimiðar og millispjöld fyrir hvert ár eru innifalin í þjónustusamningi